Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, chặt chẽ ngay từ những bước đầu là điều kiện tiên quyết để hệ thống hoạt động trơn tru, hoàn thành mọi mục tiêu quản trị và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Hệ thống kế toán giữ vai trò then chốt trong doanh nghiệp

Có thể nói, hệ thống kế toán là bộ phận nắm vai trò quan trọng, góp phần ổn định hệ thống tài chính, xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán phù hợp cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để:

• Hỗ trợ tối đa việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp (nguyên liệu, nhân công, khấu hao,…)
• Hỗ trợ việc kinh doanh (phân loại khách hàng, hàng hóa tiêu thụ,…)
• Hỗ trợ công tác tài chính (nguồn vay, lãi suất,…)
• Hỗ trợ việc quản trị (lập báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận,…)

Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng hệ thống kế toán vững chắc là đảm bảo cho hệ thống luôn ổn định, hiệu quả trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

2. Các bước xây dựng hệ thống kế toán mang lại hiệu quả tối đa

Để xây dựng một hệ thống kế toán đúng và hiệu quả, khắc phục được các khuyết điểm, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo trình tự 3 bước sau đây:

Bước 1: Lựa chọn mô hình kế toán doanh nghiệp sẽ sử dụng

Yêu cầu đầu tiên là doanh nghiệp phải có một tài khoản ngân hàng để phục vụ việc giao dịch. Lưu ý tài khoản này sẽ theo doanh nghiệp xuyên suốt cho đến khi ngừng hoạt động.

Tiếp theo cần lựa chọn mô hình kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp mới thành lập (ví dụ phòng ban nội bộ / thuê dịch vụ chuyên môn). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quyết định công cụ hỗ trợ phù hợp (Excel / hoặc các phần mềm tùy theo quy mô và nhu cầu).

Tiếp đến doanh nghiệp cần lựa chọn chế độ kế toán, năm tài chính phù hợp và đăng ký với Cơ quan Nhà nước. Doanh nghiệp có thể lựa chọn năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 để dễ quản lý, dễ quyết toán thuế cũng như tránh sai sót không đáng có.

Bước 2: Thiết lập quy trình lưu chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Đây là phần quan trọng nhất trong hệ thống kế toán. Theo đó các chứng từ hóa đơn sẽ được luân chuyển từ nơi khác đến bộ phận kế toán một cách có trình tự để hạn chế việc thất lạc. Phòng kế toán dựa vào chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể quy định rõ quy trình xuất hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn sau khi hàng hóa được bán ra sẽ được kế toán xuất, được giám đốc ký xét duyệt, liên 1 sẽ gửi cho khách hàng, 2 liên còn lại bộ phận kế toán sẽ lưu lại để làm phiếu thu.

Bên cạnh việc thiết lập quy trình lưu chuyển chứng từ, lập mẫu sổ ghi chép kế toán cũng quan trọng không kém. Sổ sách kế toán trong doanh nghiệp cần được quy định mẫu, đánh số thứ tự chứng từ một cách đồng nhất, để tránh thất lạc sau này.

Bước 3: Lập các báo cáo kế toán định kỳ, ghi chép nghiệp vụ thường xuyên

Lập các báo cáo thường xuyên sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiện tại, doanh thu tăng hay giảm, những khoản chi phí nào đang là gánh nặng để kịp thời khắc phục. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp đang tìm kiếm nguồn vốn đầu tư thì các báo cáo có sẵn như thế này sẽ vô cùng hữu dụng.

3. Xây dựng hệ thống kế toán vững chắc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Việc xây dựng một hệ thống kế toán vững chắc đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Đầu tiên, xây dựng hệ thống kế toán hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu các sai sót về số liệu, tiết kiệm thời gian cho nhà quản trị.

Hệ thống kế toán tốt cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát được nội bộ, chuyên môn hóa nhiệm vụ.

Một lợi ích khác đó là cung cấp cho nhà quản trị những thông tin đáng tin cậy, giúp họ có thể tìm ra được nguyên nhân lãi, lỗ, cơ cấu phân bổ chi phí hiện tại, nhằm đánh giá và đưa ra kế hoạch tài chính hiệu quả hơn trong tương lai.

Một hệ thống kế toán vững vàng cũng góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc huy động đầu tư hay vay vốn ngân hàng, do các đơn vị này sẽ tin tưởng hơn khi giao dịch với doanh nghiệp có hệ thống kế toán minh bạch, rõ ràng. Ngoài ra, hệ thống kế toán tốt cũng giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong các vấn đề về thuế.