Các bước thực hiện thủ tục thành lập công ty

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp/công ty

Ngay sau khi tiếp nhận đủ thông tin và tư vấn các vấn đề liên quan đến tên công ty, trụ sở công ty, ngành nghề kinh doanh dự kiến của công ty, thông tin về thành viên, cổ đông sáng lập của công ty, vốn điều lệ công ty, thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty. Trên cơ sở các thông tin Quý khách hàng cung cấp, ĐẠI LÝ THUẾ TRÍ TÍN soạn thảo hồ sơ thành lập công ty để chuyển Quý khách hàng trong thời gian 01 ngày làm việc. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Dự thảo điều lệ doanh nghiệp;
• Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
  • Đối với cá nhân: Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực;
  • Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;
• Quyết định góp vốn, Văn bản cử đại diện theo ủy quyền đối với thành viên công ty, cổ đông công ty là tổ chức;
• Tài liệu khác trong các trường hợp đặc biệt (ĐẠI LÝ THUẾ TRÍ TÍN sẽ tư vấn để Quý khách hàng chuẩn bị theo quy định của pháp luật);
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý (Hợp đồng ủy quyền) để ủy quyền cho ĐẠI LÝ THUẾ TRÍ TÍN thực hiện dịch vụ thành lập doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tại Bước 1, ĐẠI LÝ THUẾ TRÍ TÍN tiến hành nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian hoàn thành: 03 – 05 ngày làm việc.

Bước 3: Khắc con dấu công ty

Ngay khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế công ty, ĐẠI LÝ THUẾ TRÍ TÍN sẽ tiến hành khắc dấu cho doanh nghiệp.

Thời gian thực hiện: 01 ngày.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 thì doanh nghiệp tự khắc con dấu, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu pháp nhân của công ty. Do dó, công ty không phải đăng bố cáo thông báo mẫu dấu như trước đây. Đây cũng là một điểm rất mới của Luật Doanh nghiệp 2020 nhưng cũng là điểm lo ngại của nhiều doanh nghiệp trong vấn đề tự quản lý và sử dụng dấu của doanh nghiệp không có sự giám sát từ phía cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến con dấu.

ĐẠI LÝ THUẾ TRÍ TÍN cam kết từ 04 đến 06 ngày làm việc sẽ hoàn thành tất cả các bước thủ tục thành lập công ty nêu trên. Thời gian thực hiện dịch vụ thành lập công ty/doanh nghiệp được ghi nhận tại hợp đồng dịch vụ pháp lý giữa hai bên.

Ưu nhược điểm khi thành lập công ty/doanh nghiệp so với thành lập hộ kinh doanh

• Công ty có tư cách pháp nhân và chỉ phải chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp. Trong khi đó, hộ kinh doanh cá thể phải chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh bằng cả tài sản dân sự của mình;
• Công ty được phát hành và xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) khấu trừ còn hộ kinh doanh thì không, đây có thể coi là ưu việt rất lớn khi thành lập công ty;
• Tưởng như công ty khó khăn trong việc kê khai thuế nhưng hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, đại lý thuế và chi phí khá hợp lý nên doanh nghiệp không quá e ngại về người phụ trách kế toán của đơn vị;
• Công ty không bị áp thuế theo doanh thu như hộ kinh doanh nên dù công ty có rất nhiều doanh thu nhưng chưa có lãi thì cũng chưa phải nộp thuế. Còn hộ kinh doanh cứ có doanh thu (dù chưa có lãi) vẫn bị áp thuế theo định mức;
• Thuế VAT của công ty là thuế khấu trừ, thuế gián thu nên công ty khi xuất VAT thì tiền thuế là thu được từ khách hàng, sau đó nộp lại cho nhà nước chứ không phải khoản thuế công ty không kinh doanh cũng phải nộp. Lưu ý: khi xuất hóa đơn đầu ra thì doanh nghiệp phải có hóa đơn đầu vào tương ứng;
• Việc thành lập công ty khá dễ dàng, chi phí thành lập cũng khá thấp tuy nhiên việc vận hành và quản lý công ty thì cần nhiều yếu tố, hoặc khi cần đóng cửa công ty thì cũng tốn chi phí và thời gian khá lâu nên khách hàng cần cân nhắc kỹ trước khi thành lập công ty;
• Nếu đối tượng khách hàng của bạn là cá nhân, nhu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ không cao, bạn nên cân nhắc việc thành lập công ty.

Một số tư vấn, lưu ý quan trọng khi thành lập công ty

Lưu ý về trụ sở công ty

• Trụ sở công ty không được ở nhà tập thể, nhà chung cư.
• Để bảo đảm hoạt động kinh doanh khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.
• Trụ sở công ty phải liên hệ được, có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát không có người nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị đóng mã số thuế, khóa mã số doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp nên cố định trụ sở theo quận huyện vì khi thay đổi trụ sở khác quận, huyện đang đăng ký phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận trước khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý về lựa chọn loại hình doanh nghiệp

• Theo ghi nhận của Luật Doanh nghiệp hiện hành (Luật doanh nghiệp 2020), Quý khách hàng có thể lựa chọn các loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh. Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế thì nếu Quý khách hàng kinh doanh các ngành nghề thông thường nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến là Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần.
• Trên thực tế sự khác biệt lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH là ở chỗ công ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán. Theo đó, số lượng cổ đông của công ty cổ phần tối thiểu có 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập. Còn ưu việt lớn nhất của công ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lượng người tham gia hạn chế từ 01 đến 50 người.
• Ngoài ra, chỉ khi công ty có nhu cầu tham gia thị trường chứng khoán sau này mới nên lựa chọn loại hình công ty cổ phần bởi hoạt động của công ty cổ phần, cơ cấu tổ chức và các quy định về vấn đề nội bộ của công ty cổ phần tương đối phức tạp mà doanh nghiệp chỉ sơ suất nhỏ có thể đã vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến các vấn đề pháp lý nội bộ của công ty cổ phần.

Lưu ý về đặt tên công ty

• Trên thực tế tên công ty ngày càng hạn chế do số lượng doanh nghiệp ngày một nhiều. Tuy nhiên, để có thể đặt được tên công ty theo mong muốn rất đơn giản bằng cách thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên công ty là có thể đăng ký được.
• Khi đặt tên công ty cần tránh các tên riêng có thành tố của nổi tiếng hoặc các nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền vì có thể doanh nghiệp có nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam.

Lưu ý về đăng ký, kê khai vốn điều lệ khi thành lập công ty

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế).
• Căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải ký quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.
• Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông công ty thì việc góp vốn phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản của công ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp (Tham khảo quy định tại Nghị định 222/2013/NĐ – CP và Thông tư 09/20215/BTC ngày 29/01/2015).
• Theo quy định của pháp luật, thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tương đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ công ty lại tương đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định. Do đó, công ty nên cân nhắc mức vốn khi kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ thành lập công ty.

Lưu ý về ngành nghề kinh doanh

• Hiện nay, doanh nghiệp được kinh doanh các ngành nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi rộng khi đăng ký các ngành nghề kinh doanh cho công ty trong hồ sơ đăng thành lập công ty.
• Có thể nói điểm ưu việt của Luật Doanh nghiệp hiện hành là doanh nghiệp chưa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động doanh nghiệp có thể lựa chọn mở rộng các ngành nghề kinh doanh để tránh sau khi hoạt động phát sinh thêm thủ tục bổ sung ngành nghề do khi thành lập chưa bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh.
• Việc áp mã ngành nghề kinh doanh của công ty thực hiện theo mã ngành cấp 4 theo quy định tại hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (Áp dụng theo Quyết định số: 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ).

Các loại thuế cơ bản công ty phải nộp

• Thuế môn bài;
• Thuế giá trị gia tăng;
• Thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Thuế xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu);
• Thuế tài nguyên;
• Thuế tiêu thụ đặc biệt.

Các mốc thời gian nộp tờ khai thuế và nộp thuế

Đối với thuế môn bài: Căn cứ Nghị định số Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/02/2020 thì doanh nghiệp thành lập năm 2021 sẽ được miễn lệ phí môn bài, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp tờ thuế môn bài. Thời gian kê khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai: Người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập; doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập.

Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế giá trị gia tăng (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Tờ khai quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;
• Tờ khai quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;
• Tờ khai quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;
• Tờ khai quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau;

Thời hạn nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (nếu có) không phải nộp tờ khai

• Quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;
• Quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;
• Quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;
• Quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau.

Doanh nghiệp tự cân đối mức thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và sau đó cuối năm tổng hợp doanh thu, chi phí để quyết toán tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm (nếu có).

Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm: Hạn nộp chậm nhất báo cáo tài chính năm trước là ngày 30/03 năm sau.

Những lưu ý về kê khai thuế khi mới thành lập công ty

• Đối với kê khai thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn đầu vào và đầu ra thì đến thời hạn kê khai và nộp thuế công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp vẫn cần phải kê khai dù chưa xuất hóa đơn giá trị gia tăng của công ty (nếu Công ty đã thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng).
• Đối với báo cáo tài chính cuối năm: Doanh nghiệp lưu ý dù công ty không phát sinh hoạt động kinh doanh vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm cho năm hoạt động.